そのメールがあなたの評価を下げているかも…。過去の失敗例から、企業のハートを掴むメール作成術を学び、内定へと繋げよう！

今回は、

就活メールを駆使して、
企業との親密度をアップ！
失敗から学ぶ好印象メール術

をご紹介します。

あなたは、日頃メールしますか？

恐らくほとんどの人がメールの経験が
乏しいのではないでしょうか？

社会人になると、少なくとも１日の業務の
3割程度はメール作業に充てられるなど、

まさに欠かすことの出来ない
業務の1つとなります。

さらに、ある程度社会人経験を積むと、

メールの内容を読むだけで
仕事が出来る人かどうかまで
判断できるようになります。

メールを制する者が、
出世を制する！

そんな言葉もある程です。
以下に面白い記事があるので、
ご紹介します。

「仕事ができる人、できない人の差」で
真っ先に思い浮かぶのは、なんといっても

「メール返信のスピードの違い」である。

東洋経済新報社やダイヤモンド社で私を
担当してくれている一流の編集者たちも、

メールを打てば卓球のピンポン玉並みに
瞬時に返ってくる。

仮に忙しくて即答できない場合でも、

「メールありがとうございます。
いまXXの理由ですぐに見ることができませんが、
◯◯日までに熟読して返信します」と、

いつごろに返答できそうなのかを迅速に
知らせてくれる。

これに対し、二流の人は「遅寝・遅起き・
メールの返信は永遠にせず」で、

簡単な要件でも、
なかなかメールの返信が届かない。

そういう人とは仕事がテンポよく前に進まないし、
人間関係も疎遠になってしまうことも少なくない。

「たかがメールの話でしょ？」などと
侮ってはいけない。

じつは「メール1本」に、
「ありとあらゆる仕事能力」が
如実に反映されるのだ。

出典:東洋経済オンライン

つまり、メールはそれだけ重要な位置付けにあります。

あなたからすると、そんな社会人は、
いわばメールのプロ。

そんな社会人にメールを送るには、
しっかりと基本を押さえておく必要がありますよね。

場合によっては、

送ったメールの内容次第で、
あなたの評価がマイナスに
繋がる事も…

大丈夫です！

この記事を読めば、そんなリスクを
回避できる事は、もちろん、

採用担当者があなたに
好印象を抱き、内定を
バックアップしてくれる！

そんな関係性を築けるメールが
書けるようになります。

しっかり読んで、メールのスキルを
身につけましょう！

▼社会人が嫌う学生メールあるある

社会人の先輩たちが、就活生からもらってイラッと
する「メールあるある」をご紹介します。

つまり、ここに書いてあることに気を付ければ、

しっかり読んでもらえる、
かつ好印象なメールが
書けるようになります。

ぜひ参考にしてください。

１.　件名がない

社会人は1日に何通、何十通ものメールを処理します。

その際、メールの件名を見て、処理する順番を
考えたりするので、

メールの件名がない場合、いちいちメールを
開いて本件を確認するという手間が発生し、

非常に面倒です。

メールを送る際は、御礼なのか？
OB訪問のお願いなのか？

あなたが「何について送ったメールなのか？」

一目で分かるようなタイトルを付けて
送りましょう！

大事な相手だけに、いかにストレスがなく
メールを読んでもらうか？
という意識を必ず持ちましょう。

２.　文の構成がぐちゃぐちゃで要件が分からない

読んでいて1番ストレスになるのが、このケースです。

メールを送って来るのは、全然構わないのですが、
最後まで読んでようやく要件が理解できる。

場合によっては、構成が悪くて、最後まで読んでも、

一体、なにを伝えたい
メールなのかが分からない…

というメールのケースもあります。

そうなると、
送ったあなたの評価はガタ落ち。

むしろ、送らなかった方がいいです。

社会人にメールを送る際は、必ず、あなたが
何者かを冒頭に書いた後、

要件を先に書くように
心掛けて下さい！

３.　返信する際に前回のメール本文を
　　 削除している

敢えて見やすくするために、そうしているケースも
あるかもしれませんが、むしろ逆に困ります！

なぜかと言うと、あなた以外の就活生とも並行して
メールのやり取りをしている場合、

前回まで、あなたとどんなやり取りをしていたか？

返信するにあたって、
確認したいからです。

その際、これまでのやり取りメールを
削除して送られると、

いちいち過去のメールを検索して、
内容を確認するひと手間が発生します。

これは、ストレスです…。

メールをやり取りする場合は、これまでのやり取りに
付随する形で、返信するようにしましょう！

４.　文字化けしている

スマホからメールを写って場合、絵文字は
絶対使わないこと！

そもそもビジネスメールの中で
絵文字は使いません。

またそれが原因で、文字化けが、
起きる可能性もあります。

そうなると、文章全体を読んでもらえない事も
あるので、注意してください。

５.　改行がなくて読みづらい

メールの本文の内容がどれだけしっかりしていても、
改行が悪いと、

内容が頭に
入ってこなくなります。

見る方にとってもストレスになるので、
全体のバランスを見て意識して、

文のいい区切りの部分で改行をしましょう。

６.　顔文字を使っている

いわゆる、

囧rz、(^○^)、(^_^*)

こんなやつです。

わたしだったら、この文字が入っている時点で、
そのメールを送った相手に×を付けるでしょう。

７．かしこまり過ぎている

日頃メールをしていないのに加えて、
目上の社会人にメールするという緊張感で、

あまりにもかしこまり過ぎているメールが
送られて来ることがあります。

微笑ましくもあるんですが、敬語を知らない
学生なんだなと感じたり、

距離感を感じることさえあるので、

適切な敬語と適度な距離感を持って、
メールを作成しましょう。

８．調べれば簡単に分かることを質問する

これももらってから、イラッとするメールの
一つです。

よくあるのは、OB訪問についてメールを
やり取りしてる際に、待ち合わせ場所までの
交通手段や行き方を聞いてくるパターン。

それは、さすがにスマホで調べましょう。

社会人は、仕事の合間を縫って、
対応してくれています。

その貴重な時間を、スマホで調べれば分かることを
聞く時間で奪わないよう、充分注意をしてください。

９．返信が遅い　　

特に困るのが、アポイントの調整のタイミング。

スケジュールを調整するにあたり、こちらの空き
スケジュールを、あなたにメールをしているときに、

あなたからのメールが1日経っても、
2日経っても返信がない場合、

その間、あなたに提示した
スケジュールは仮押さえされたままになっており、

他の予定が入れられない
状態となってしまいます。

大変失礼にあたりますので、必ずその日中にメールは
返信しましょう。

10．誰からのメールか分からない

時々署名のないメールを目にする事があります。

本文の最後には、誰からのメールだったのか、
明確に分かるように、

必ず署名を入れましょう！

署名には、氏名、所属する大学、学部、学科、
年次、連絡先(住所、E-mailアドレス、電話番号)を
入れましょう。

▼就活メールが発生するタイミング

就活でメールでの連絡が必要になるのは、
主に下の5つです。

1．OB・OG訪問
2．面接の日程変更
3．面接の辞退
4．お礼

1. OB・OG訪問
訪問のアポイントを取る際と、
訪問後の御礼を伝える際に、
メールする事になります。

アポイントを取る際は、恐らく
「はじめまして」という形がほとんど
だと思いますので、

あなたがどこの誰で、どういった要件でメールを
したのかが、明確に分かるようなメールを
送りましょう。

またその際、まず一通目は、
OB･OG訪問をお願いするメール。

そこで快諾が得られれば、
スケジュール調整のメールと、

必ず2回に分けて
メールしましょう。

1回のメールでスケジュール調整まで
依頼する事は、

快諾全体で話が進んでいる様な印象を受け、
人によっては、気分を害する場合もあるので、
十分注意してくださいね。

訪問後は、

24時間以内に
御礼のメールを忘れずに
送りましょう。

その際に、実際に話を聞いて感じた
印象などを記載しておくと、
非常に好印象につながりますよ。

2. 面接の日程変更

就活を進めていくと、他社の選考と日程が被ったり、
体調不良による日程変更を強いられることも、
発生する場合があります。

その際は必ず可能な限り、早めにメール、
もしくは電話にて連絡を入れましょう！

その際、必ずメールのタイトルに
「面接日程変更のご相談」
「面接日程変更のお願い」

など、パッと見て視認できるタイトルを
つけましょう。

また、一方的に変更を依頼するのではなく、
具体的な理由も合わせて記載してください。

3. 面接の辞退

どうしても志望順位が高い企業の選考と
日程が被ってしまったり、

やむを得ない事情で面接を
辞退することがある場合も、

必ず、メールや電話で連絡しましょう。

もう行く事はないから、いいや！
なんて軽い気持ちで、無断欠席する
学生もいますが、

あなたのせいで、他の面接に影響が
出る可能性もあります。

そればかりか、今後あなたの出身大学、
学部から同じようにエントリーが
あった場合、

あなたの後輩たちが
マイナスの評価を
受ける可能性すらあります。

そして、なにより社会の繋がりとは
思ったよりも狭いものです。

どこで、またその会社の人間と繋がりが
あるかは分かりません。

その際に気まずい思いをするよりは、
しっかりと事情を説明しておいた方が、
後々にも気が楽です。

4. お礼

企業説明会やインターン後など、企業の担当者と
会った後に御礼のメールを送ることもあります。

もちろんマストではありませんが、
こうしたアフターフォローがあると、
あなたの印象が残りやすいです。

採用担当者も、普通の人ですので、
頑張って準備した説明会や、インターンのお礼や、
感想を、メールでもらえると

非常に嬉しいのと同時に、やる気が出ます。

ちなみに私の知り合いに、毎回メールではなく、
手書きの手紙を送っている強者もいました。

彼は、不合格になった会社の社長に宛てて、
自分がどれだけその会社に入りたいか、
その想いを手紙にして、

見事内定を勝ち獲りました。

メール1通
手紙1通といえど、
侮ることなかれ！

▼まとめ

メール慣れしていないあなたからしてみると、
メール1つ書くことも、非常にストレスな
作業ですよね。

ただし、その書き方次第では、

大きなマイナス評価に
繋がる可能性も…

そのためには、これまで就活の先輩たちが
やらかしてしまった失敗例をもとに学びましょう！

まず、就活中にメールが発生するタイミングは、
以下の通りです。

1．OB・OG訪問
2．面接の日程変更
3．面接の辞退
4．お礼

そして、その際は必ず
以下の点に気を付けましょう！

１.　件名を必ず書く
２.　文の構成は、要件から書く
３.　返信する際に前回のメール本文を削除しない
４.　絵文字は使わない
５.　改行を意識する
６．かしこまり過ぎない
７．調べれば簡単に分かることを質問しない
８．段取りを意識する
９．24時間以内に返信する
10．署名を必ず付ける

社会では、

メールを制するものは、
出世を制する！

と言われるほど、メールのマナーや書き方は
重要視されています。

そんなメールのプロに送るには、上記の点を
しっかり意識したメールを送りましょう。

そうすれば・・・